märki | staub

«(Legal) Compliance» bezeichnet die Einhaltung von geltenden nationalen und internationalen Gesetzen, Vorschriften, Normen sowie freiwilligen Verpflichtungen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Der Begriff ist ursprünglich aus dem angloamerikanischen Raum und kann mit „Rechtstreue“ oder „Regelkonformität“ übersetzt werden. Grundsätzlich umfasst Compliance alle Massnahmen, die darauf abzielen, dass Mitarbeitende regelkonform handeln und Verstösse gegen rechtliche oder interne Vorgaben vermieden werden.

Compliance ist längst kein Thema mehr nur für Grossunternehmen. Auch kleine und mittlere Unternehmen tragen die Verantwortung, alle für sie relevanten gesetzlichen Vorgaben systematisch einzuhalten. Durch klare interne Richtlinien, einfache Kontrollmechanismen und die Integration der Compliance-Anforderungen in den täglichen Arbeitsablauf lassen sich rechtliche Vorgaben effizient einhalten, ohne den Betrieb übermässig zu belasten.

Wer dies unterschätzt, riskiert nicht nur Bussen und Schadenersatzforderungen, sondern auch erheblichen Reputations- und Vertrauensverlustbei Kunden, Partnern, Investoren oder den Mitarbeitenden. Gleichzeitig bedeutet Compliance für KMU nicht, ein überdimensioniertes Programm umzusetzen, welches einen unverhältnismässig grossen Aufwand mit sich bringt. Entscheidend ist ein strukturiertes, dokumentiertes und risikoorientiertes Vorgehen.

KMU sehen sich in der Praxis vielfältigen rechtlichen Pflichten gegenüber: vom Datenschutz über Arbeitsrecht, Kartellrecht, Umweltvorschriften, Produktsicherheit, Anti-Korruption bis hin zu Corporate Governance. Verstösse können unter Umständen direkt haftungsrelevante finanzielle oder strafrechtliche Folgen haben, aber auch das Vertrauen von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern nachhaltig beschädigen

1. Gesellschaftsrecht und «Corporate Housekeeping»

• Ordnungsgemässe Buchführung nach Art. 957 ff. Obligationenrecht («OR»)
• Jährliche Generalversammlung / Gesellschafterversammlung mit Protokoll
• Führung von Aktien-/Stammanteilsregistern und Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten
• Aktualisierung von Vollmachten und Handelsregistereinträgen

Diese Pflichten bilden die Basis für eine rechtssichere Organisation und minimieren Haftungsrisiken.

2. Strafrechtliche Organisationspflicht (Art. 102 Strafgesetzbuch [«StGB»])

Unternehmen können für Straftaten wie Korruption oder Geldwäscherei bestraft werden, wenn sie keine angemessene Organisation haben: Wird in einem Unternehmen in Ausübung geschäftlicher Verrichtung im Rahmen des Unternehmenszwecks ein Verbrechen oder Vergehen begangen und kann diese Tat wegen mangelhafter Organisation des Unternehmens keiner bestimmten natürlichen Person zugerechnet werden, so wird das Verbrechen oder Vergehen dem Unternehmen zugerechnet. In diesem Fall wird das Unternehmen mit einer Busse bis zu Fr. 5 Mio. bestraft. Die Konsequenz für KMU heisst: klare Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Kompetenzen, dokumentierte Abläufe und interne Kontrollen sind ein «Muss».

3. Datenschutz und Datensicherheit

• Einhaltung des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes
• Für international tätige KMU ist unter Umständen zusätzlich das EU-Datenschutzrecht relevant
• rechtssicherer Umgang mit KI und Chat-Bots

4. Geldwäscherei (branchenabhängig)

Relevante KMU, z. B. Treuhand, Immobilien oder Handel mit hochwertigen Gütern, müssen im Sinne des Geldwäschereigesetzes Kunden identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte prüfen und Verdachtsmeldungen erstatten («know your client»).

5. Arbeitsrecht

5.1. Mobbing und sexuelle Belästigung

• Schutz der Mitarbeitenden nach Art. 328 OR, Arbeitsgesetz und Gleichstellungsgesetz oder auch Behindertengleichstellungsgesetz
• Verpflichtung zur Prävention und allfällige Einrichtung interner Meldesysteme
• Sofortige Abklärungen und Massnahmen bei Vorfällen

5.2. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Sicherstellung, dass die entsprechenden Vorschriften (z.B. SUVA, Arbeitsgesetz, Lebensmittelrecht) eingehalten werden

5.3 Einhaltung von Mindeststandards

Einhaltung von GAV, Arbeitszeiten, Pausenrichtlinien, Mindestlohn, Behandlung von schwangeren Mitarbeiterinnen usw.

6. Kartellrecht

• Verbot von Preisabsprachen, Marktaufteilungen oder Missbrauch marktbeherrschender Stellungen (Kartellgesetz)
• Ganz wichtig: Auch KMU sind sanktionsfähig; die WEKO verhängt bei Verstössen empfindlich hohe Bussen

7. Umwelt-Compliance

Einhaltung branchenspezifischer, aber auch allgemeiner Vorschriften nach Umweltschutzgesetz, z. B. Emissionsgrenzen, Abfallentsorgung oder Chemikalienmanagement ebenso wie Lebensmittelrecht und Deklarationspflichten – hier ist es besonders wichtig, gegebenenfalls kantonale oder gar lokal geltende gesetzliche Grundlagen zu beachten.

9. Anti-Korruption und Bestechung

• Schweizer Vorschriften: Art. 322ter–322octies StGB
• International relevant: FCPA (USA), UK Bribery Act
• Ziel: Verstösse verhindern und transparente Geschäftsbeziehungen sicherstellen

10. Handels- und Exportkontrollen

Ist ein KMU mit Handel auch international tätig, benötigt es die Sicherstellung der Einhaltung internationaler Abkommen, Exportkontrollen und Sanktionen – besonders bei Dual-Use-Gütern oder Technologie- und Produktexporten (Güterkontrollverordnung)

11. Produkthaftung und Verbraucherschutz

• Produkte müssen sicher und normkonform sein
• KonsumentInnen müssen vor irreführender Werbung, mangelhaften Produkten und betrügerischen Praktiken geschützt werden

12. Immaterialgüterrechte (z.B. Marken-, Patent- oder Urheberrecht)

KMU sollten sich ihrer Rechte bewusst sein und allfällige Kreationen sofort schützen lassen. Im Umkehrschluss muss sichergestellt werden, dass keine Drittrechte verletzt werden.

13. Corporate Governance

• Strukturen und Prozesse, um Interessenkonflikte zu vermeiden
• Transparenz und Kontrolle für Stakeholder
• Verbindung zu Corporate Housekeeping und Compliance-Dokumentation

14. Vorgaben von Branchenverbänden

Gibt es allfällige Vorgaben von Branchenverbänden? Einhaltung sicherstellen.

Ein effektives und effizientes System ist der Rahmen, in dem alle Compliance-Massnahmen umgesetzt werden. Es soll sicherstellen, dass alle relevanten gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorgaben eingehalten werden. Das Hauptziel von Legal Compliance ist somit, Rechtsverstösse und die damit verbundenen Risiken zu vermeiden.

Es umfasst folgende Kernaspekte:

• Richtlinien und Prozesse: Klare Vorgaben, wie Mitarbeitende in verschiedenen Situationen handeln sollen, um gesetzliche Anforderungen einzuhalten.
• Schulung und Kommunikation: Regelmässige Trainings, Informationsmaterialien und offene Kommunikation sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden ihre Pflichten verstehen und anwenden.
• Überwachung und Kontrolle: Interne Audits oder Selbstprüfungen zeigen frühzeitig, wo Massnahmen effektiv sind oder nachgebessert werden müssen.
• Meldesysteme und Berichterstattung: Mechanismen wie Whistleblower-Hotlines oder interne Meldestellen ermöglichen die sichere Kommunikation von Compliance-Verstössen.
• Durchsetzung und Sanktionen: Klare Verantwortlichkeiten und Reaktionsschritte bei Verstössen, inklusive disziplinarischer Massnahmen.
• Ständige Weiterentwicklung: Regelmässige Anpassungen an gesetzliche Änderungen oder neue Geschäftsfelder stellen sicher, dass das etablierte Compliance-System auch dauerhaft wirksam bleibt.

Auch kleine und mittlere Unternehmen sollten trotz ihrer vergleichsweise geringen Grösse über eine effiziente Legal Compliance verfügen, da sie auf mehreren Ebenen von ihr profitieren. Zunächst hilft Compliance, rechtliche Risiken zu minimieren: Verstösse gegen Gesetze wie Arbeitsrecht, Datenschutz, Steuerrecht oder Umweltvorschriften können selbst für kleine Unternehmen hohe Bussen oder sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, die existenzbedrohend sein können. Zudem schützt eine funktionierende Compliance die Reputation des Unternehmens. Gerade KMU sind häufig eng mit ihren Kunden, Lieferanten und Partnern vernetzt, sodass Verstösse schnell negative Aufmerksamkeit erzeugen kann. Durch rechtssicheres Handeln und transparente Prozesse wird Vertrauen aufgebaut, was für die Geschäftsentwicklung und Kooperationen entscheidend ist. Weil KMU im Vergleich zu Grossunternehmen aber meist flexiblere Strukturen, kürzere Entscheidungswege und einen direkteren Überblick über ihre Prozesse haben, brauchen sie keine komplexen Compliance-Abteilungen aufzubauen, sondern können Massnahmen zielgerichtet, einfach und praxisnah implementieren:

• Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Kompetenzen klar definieren (Datenschutz, Arbeitsrecht, Kartellrecht etc.)
• Basisrichtlinien erstellen und allen Mitarbeitenden zugänglich machen
• Dokumentation sicherstellen (Protokolle, Prozesse, Entscheidungswege)
• Kurze, praxisnahe Schulungen durchführen
• Interne Kontrollen einführen (z. B. 4-Augen-Prinzip, Überprüfung Verträge, Meldestellen)

Ganz wichtig: Compliance ist nicht statisch, sondern dynamisch. Änderungen der gesetzlichen Bestimmungen in allen relevanten Arbeitsgebieten (wie z.B. Datenschutz, Arbeitsrecht, Kartellrecht, Umweltrecht oder Gesellschaftsrecht usw.) erfordern eine regelmässige Überprüfung und Anpassung der Prozesse. Nur so bleibt das Unternehmen à jour und minimiert Risiken dauerhaft.