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Was ist ein «Geschäftsfahrzeug»?

Fahrzeuge, die im Eigentum der Arbeitgeberin stehen oder von ihr geleast werden und die einem Arbeitnehmer zur beruflichen Nutzung zur Verfügung gestellt werden.

Die Arbeitgeberin ist zivilrechtliche Eigentümerin (oder Leasingnehmerin) und der Arbeitnehmer ist bloss Besitzer des Geschäftsfahrzeuges. Im Fahrzeugausweis eingetragener Halter im strassenverkehrsgesetzlichen ("SVG") Sinne ist meist die Arbeitgeberin, ausnahmsweise der Arbeitnehmer.

Was ist der Unterschied zwischen «Poolfahrzeugen» und individuell zugewiesenen Geschäftsfahrzeugen?

Das kommt auf die betriebliche Handhabung an. In der Regel versteht man unter «Poolfahrzeuge» solche, die am Arbeitsort stationiert sind und nicht privat genutzt werden dürfen. Der Arbeitnehmer bezieht bei Arbeitsbeginn ein Poolfahrzeug und gibt es bei Feierabend wieder ab.

Individuell zugewiesene Geschäftsfahrzeuge dürfen dagegen in einem gewissen Mass privat genutzt werden und sei dies auch nur, dass sie der Arbeitnehmer für den Arbeitsweg nutzen darf und bei sich zuhause parkiert.

Wer darf ein Geschäftsfahrzeug nutzen?

Darüber entscheidet die Arbeitgeberin entweder durch Weisung (mündlich oder auch im Rahmen eines Reglements) oder durch Regelung im Arbeitsvertrag (oder in einem Zusatz, oft ebenfalls als «Reglement» bezeichnet).

Wichtig zu beachten: Auch ohne ausdrückliche oder schriftliche Regelung kann stillschweigende Duldung über längere Zeit zum Vertragsbestandteil werden und dem Arbeitnehmer Anrecht auf ein Geschäftsfahrzeug einräumen.

Grundsätzlich ist private Nutzung nur mit ausdrücklicher oder stillschweigender Zustimmung der Arbeitgeberin erlaubt, es sei denn, das Gegenteil wird nachgewiesen. Benutzt ein Arbeitnehmer abredewidrig das Geschäftsfahrzeug für private Zwecke, verstösst er gegen seine Treuepflicht, was arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann (Verwarnung, Kündigung, Ersatz der ungerechtfertigten Nutzung, Entzug Geschäftsfahrzeug etc.). Nur der Arbeitnehmer, dem das Fahrzeug ausdrücklich zugewiesen wurde, darf es fahren. Die Weitergabe an Dritte bedarf einer expliziten Genehmigung der Arbeitgeberin. Bei unbefugter Drittnutzung haftet der Arbeitnehmer für Schäden etc., auch weil in solchen Konstellationen Versicherungsausschlüsse denkbar sind.

In der Praxis ist gerade bei Aussendienstmitarbeitenden (Verkauf, Montage etc.) verbreitet, dass die Privat- und Drittnutzung (Ehepartner etc.) weitgehend zugelassen wird. In solchen Konstellationen ist eine detaillierte schriftliche und versicherungstechnische Regelung unerlässlich, andernfalls trägt die Arbeitgeberin ein hohes Kostenrisiko.

Wie verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist?

Ein ihm zugewiesenes Geschäftsfahrzeug verbleibt grundsätzlich beim Arbeitnehmer, namentlich, wenn er es auch privat nutzen darf. Will das die Arbeitgeberin anders lösen, hat sie eine Rückgabepflicht bei Arbeitsunfähigkeit schriftlich festzulegen und schuldet für diese Zeit grundsätzlich Ersatz für den Ausfall der Privatnutzung.

Wer haftet bei Unfällen, Geschwindigkeitsübertretungen und sonstigen Schäden?

• Strafrecht (inkl. SVG): Die Schweiz kennt ein individuelles Verschuldensstrafrecht. Für Verkehrsunfälle mit Sach- oder Personenschäden hat diejenige Person einzustehen, welche sie verschuldet hat. Bei Geschäftsfahrzeugen ist das nicht immer beweisbar, besonders dann nicht, wenn das Fahrzeug auch privat und durch Drittpersonen genutzt werden darf. Lässt sich nicht nachweisen, wer strafrechtlich verantwortlich ist, kann gemäss Art. 102 StGB die Arbeitgeberin mit Busse bis zu CHF 5 Mio. bestraft werden, wenn sie ein Organisationsverschulden trifft. Allein schon deshalb empfehlen wir stets eine detaillierte schriftliche Regelung für Geschäftsfahrzeuge.
• Ordnungsbussen: Das Ordnungsbussengesetz kennt für Übertretungen (Parkbussen etc.) die Halterhaftung. Kann der Täter nicht ermittelt werden, muss die Fahrzeughalterin (= meist die Arbeitgeberin) die Busse bezahlen.
• Zivilrecht: Bei Unfällen mit Personen- oder Sachschäden drohen hohe Schadenersatz- und Genugtuungszahlungen. Dafür haftet nebst dem verursachenden Arbeitnehmer auch die Arbeitgeberin – das Verhalten ihres Arbeitnehmers wird ihr zugerechnet. Solche Schäden sind durch entsprechende Versicherungen abzudecken. Für verbleibende Selbstbehalte nicht gedeckter Schäden haften aber weiterhin die Arbeitgeberin und der verursachende Arbeitnehmer.
• Innenverhältnis Arbeitgeberin / Arbeitnehmer: Verursacht der Arbeitnehmer Schäden am Geschäftsfahrzeug oder einen Unfall, kann die Arbeitgeberin auf ihn Rückgriff nehmen. Allerdings ist die Haftung des Arbeitnehmers gemäss Art. 321e OR mit zwingenden Reduktionsgründen versehen. Namentlich sind Berufsrisiko, Bildungsgrad, Fachkenntnisse und konkrete Eigenschaften des Arbeitnehmers u. dgl. haftungsreduzierend zu berücksichtigen. Abgesehen von vorsätzlichem oder grobfahrlässigem Handeln dürfte die Arbeitgeberin ihren Schaden kaum je im ganzen Umfang auf den Arbeitnehmer abwälzen können. Immer möglich sind aber arbeitsrechtliche Konsequenzen (Verwarnung, Kündigung, etc.).

Muss der Arbeitnehmer das Geschäftsfahrzeug bei Kündigung / Beendigung zurückgeben?

Bei der Kündigung noch nicht, denn während der Kündigungsfrist ist der Arbeitnehmer weiterhin darauf angewiesen.

Denkbar wäre eine abweichende schriftliche Regelung. Bei frühzeitiger Rückgabe muss die Arbeitgeberin aber eine Entschädigung für entfallene Privatnutzung bezahlen und die Reisekosten anders entschädigen oder den Arbeitnehmer sofern möglich anders einsetzen.

Spätestens bei Beendigung des Arbeitsvertrages hat der Arbeitnehmer das Geschäftsfahrzeug zurückzugeben. Macht er das nicht, kann er sich strafbar machen und die Arbeitgeberin kann das Fahrzeug mit Hilfe von Staatsanwaltschaft oder Gericht erhältlich machen.

Achtung: Dem Arbeitnehmer steht ein zwingendes gesetzliches Retentionsrecht zu. Verkürzt gesagt, kann der Arbeitnehmer bei offenen Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis verwertbare Gegenstände, die ihm die Arbeitgeberin übergeben hat, einbehalten und zur Deckung seiner Ansprüche verkaufen. Eine Retention ist nicht immer möglich und hängt stark von den Umständen ab. Ein zu Unrecht retinierender Arbeitnehmer kann sich strafbar machen. Wir empfehlen daher, die Frage der Rückgabe und Retention stets schriftlich zu regeln und wenn ein solcher Fall eintritt, von Anfang an juristische Unterstützung beizuziehen. Für eine Arbeitgeberin, welche auf jedes ihrer Geschäftsfahrzeuge angewiesen ist, empfiehlt sich, die Rückgabe bereits bei Kündigung vorzusehen und den Arbeitnehmer ab da anders einzusetzen oder freizustellen.

In der Praxis verbreitet ist die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer bei Beendigung der Anstellung das Geschäftsfahrzeug übernehmen kann. Sinnvoll ist dazu eine entsprechende vertragliche oder reglementarische Regelung, wonach die Übernahme zum Eurotaxwert erfolgt.

Muss der Arbeitnehmer das Geschäftsfahrzeug bei Freistellung zurückgeben?

Weil bei einer Freistellung die arbeitsvertraglichen Rechte und Pflichten weiterlaufen, muss der Arbeitnehmer das privat genutzte Geschäftsfahrzeug erst per Enddatum zurückgeben. Allerdings lässt sich schriftlich regeln, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug bei Freistellung zurückgeben muss, trotz Privatnutzungsrecht. Diesfalls schuldet die Arbeitgeberin grundsätzlich eine Entschädigung für den Ausfall der Privatnutzung während der Freistellung.

Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Geschäftsfahrzeug?

Nein, bereits das Gesetz setzt stets das Einverständnis der Arbeitgeberin voraus. Die Arbeitgeberin kann den Arbeitnehmer auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln reisen lassen oder kann Sammeltransporte organisieren etc.

Wer hat das Geschäftsfahrzeug zu warten, zu reinigen und in Stand zu halten?

Hier überschneiden sich die Verantwortlichkeiten der Arbeitgeberin (Eigentümerin des Fahrzeugs, aufgrund ihrer Fürsorgepflicht gehalten, die Gesundheit des Arbeitnehmers zu schützen) und des Arbeitnehmers (Besitzer des Fahrzeuges, aufgrund seiner Treue- und Sorgfaltspflicht gehalten, das Fahrzeug sorgfältig zu behandeln und beim Gesundheitsschutz mitzuwirken).

Der Arbeitnehmer muss bei Pflege, Reinigung und Unterhalt aktiv mitwirken, seine dafür investierte Zeit ist grundsätzlich Arbeitszeit. Tendenziell gilt, dass, je mehr Autonomie der Arbeitnehmer geniesst (individuell zugewiesenes Fahrzeug, Privat- und Drittnutzung etc.), desto mehr Verantwortung trägt er für Organisation und Gewährleistung von Unterhalt und Reparaturen, wobei die Kosten dafür die Arbeitgeberin trägt.

Aufgrund der damit verbundenen praktischen und finanziellen Fragen empfehlen wir, Unterhalt etc. detailliert schriftlich zu regeln.

Welche Weisungen zur Nutzung und Gestaltung des Geschäftsfahrzeuges kann die Arbeitgeberin erteilen?

Das Weisungsrecht der Arbeitgeberin geht bei ihren eigenen Geschäftsfahrzeugen sehr weit, von der äusserlichen Gestaltung (Logos etc.) über den Innenraum (Reinigung, keine geschäftsfremden Aufkleber, Wimpel etc.) bis hin zur Verwendung (Privatnutzung oder nicht etc.). Im Privatbereich ist das Weisungsrecht zwar eingeschränkt, allerdings ist das Geschäftsfahrzeug auch auf Privatfahrten als «Visitenkarte» der Arbeitgeberin erkennbar und in den Privatbereich auswirkende Weisungen sind möglich

Wann darf / muss der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug für geschäftliche Fahrten nutzen?

Der Arbeitnehmer darf sein eigenes Fahrzeug nur dann geschäftlich einsetzen, wenn die Arbeitgeberin ihr Einverständnis erklärt hat. Umgekehrt kann die Arbeitgeberin den Arbeitnehmer nicht zwingen, sein privates Fahrzeug einzusetzen.

Wie ist die geschäftliche Nutzung eines Privatfahrzeuges zu entschädigen?

Setzt der Arbeitnehmer mit dem Einverständnis der Arbeitgeberin sein Privatfahrzeug ein, sind ihm pro «Arbeitskilometer» die üblichen Aufwendungen für Betrieb und Unterhalt (Benzin, Öl, Service, Pneus inkl. Winterreifen, Frostschutz, Reinigung, Wartung und Reparaturen wegen Abnützungsschäden, Garagierungskosten) sowie anteilig die Motorfahrzugsteuern, Haftpflichtversicherung und Amortisation zu entschädigen.

Üblich ist eine Entschädigung mit einer Kilometerpauschale, wobei zu berücksichtigen ist, dass die effektiven Kosten entschädigt werden müssen, sonst drohen Nachforderungen. Dazu kann nicht in jedem Fall auf die steuerliche Pauschale abgestellt werden; eine genauere Berechnungsgrundlage stellt bspw. der TCS zur Verfügung (www.tcs.ch/de/testberichte-ratgeber/ratgeber/kontrollen-unterhalt/kilometerkosten).

Wer haftet bei Unfällen, Geschwindigkeitsübertretungen und sonstigen Schäden?

Grundsätzlich gilt dasselbe, wie bei den Geschäftsfahrzeugen, wobei strafrechtlich der Arbeitnehmer einzustehen hat.

Bei einem Unfall auf Geschäftsfahrt kann der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug nicht mehr privat nutzen. Im Innenverhältnis bezahlt die Arbeitgeberin ihm daher entweder von Anfang an ein um das Unfallrisiko erhöhtes Kilometergeld oder es gilt analog zu den Geschäftsfahrzeugen, dass der Arbeitnehmer nur bei schuldhaftem Verursachen des Unfalls den Schaden übernehmen muss, und der Rest die Arbeitgeberin trägt.

Ist also ein geschäftlich genutztes Privatfahrzeug des Arbeitnehmers vorzuziehen?

Das lässt sich nicht pauschal sagen und kommt auf das jeweilige Unternehmen an. Für die Arbeitgeberin vorteilhafter ist die «korrekt» verschobene Verantwortung für strafrechtliche Folgen und für Unterhalt und Wartung. Gleichzeitig sind das Weisungsrecht und die Kontrollmöglichkeiten bei privaten Fahrzeugen stark eingeschränkt, was sich negativ auf das Marketing (Logos etc.) und auf das Haftungsrisiko der Arbeitgeberin auswirken kann, welches sie auch dann trägt, wenn auf Dienstfahrten mit Privatfahrzeugen etwas passiert.